Cara memberikan Surat Peringatan

By On Thursday, October 29th, 2015 Categories : HR Management, Industrial Relation
Cara memberikan Surat Peringatan

Cara memberikan Surat Peringatan (image source)

Cara memberikan Surat Peringatan

Bila anda sebagai team leader, kordinator, supervisor, foreman, departemen head, manajer atau apapun istilahnya dari jabatan anda sekarang sebagai pimpinan sebuah tim ataupun perusahaan pasti pernah menghadapi suatu situasi dimana anda dan bawahan anda berhadapan dalam perasaan yang tidak menyenangkan, disisi anda mungkin jengkel, marah, sedih, ingin memaki dan lain-lain, disisi lain yaitu bawahan anda juga mempunyai perasaan yang mungkin sama yaitu marah, tidak puas, sedih, ingin berontak dan lain-lain, ya keadaan itulah yang sering muncul saat seorang pimpinan memberikan Surat Peringatan atau teguran kepada bawahannya yang berbuat salah, untuk itu kali ini saya akan memberikan info bagaimana Cara memberikan Surat Peringatan kepada karyawan yang baik dan benar.

Bila kita salah dalam mengeksekusi Surat Peringatan kepada bawahan maka akan muncul dampak negatif, bukannya bawahan merubah perilakunya malah justru sebaliknya tambah parah, demotivasi, mengurangi performance, bermalas-malasan, berubah dalam jangka pendek dan mengulang perilakunya kembali atau lebih ekstrim keesokan harinya mengajukan surat permohonan Pengunduran diri. Sebelum saya memberikan tips bagaimana cara tepat memberikan Surat Peringatan kepada karyawan maka perlu diketahui tujuan kita memberikan Surat Peringatan kepada bawahan adalah sebagai langkah pembinaan yang dimana dengan teguran atau pemberian Surat Peringatan tersebut dapat merubah perilakunya dan kembali ke perilaku yang diharapkan.

Berikut Cara memberikan Surat Peringatan kepada karyawan yang baik dan benar, adapun yang saya paparkan dibawah ini sesuai dengan urutan langkah-langkah yang menurut saya sangat efektif ;

  1. Undang secara khusus
  • Sampaikan kepada karyawan yang bersangkutan bahwa anda mengundangnya untuk membicarakan hal yang penting, dan pastikan diruangan hanya anda berdua saja.
  1. Minta klarifikasi
  • Sampaikan maksud anda memanggilnya dengan cara meminta klarifikasi darinya, misal ; Saya mendapat informasi dari pihak HRD bahwa anda sering tidak masuk kerja dan terlambat datang kekantor, apakah itu benar?
  1. Tanyakan masalahnya
  • Setelah ia memberikan klarifikasi maka tanyakanlah kenapa sampai kejadian itu terjadi, misal : Ok, berarti memang benar anda sering tidak masuk kerja dan terlambat ke kantor, kenapa John? Gak biasanya loh kamu begini, pasti kamu punya masalah ya? Tolong ceritakan apa yang sebenarnya terjadi?
  1. Buat karyawan memikirkan sendiri solusinya
  • Berikan kesempatan kepada karyawan anda untuk memikirkan sendiri solusi terbaik agar keluar dari masalah tersebut dan tidak terjadi kembali, misal ; baik John saya sudah tahu masalahnya selama ini kamu memakai kendaraan tua yang sering mogok, dan saat ini lagi diperbaiki di bengkel, lalu apa solusi terbaik yang menurut kamu harus kamu ambil agar lebih disiplin terhadap waktu?
  1. Minta komitmen
  • Bila solusi yang diambil masuk akal maka minta yang bersangkutan untuk komitmen, bahwa dengan solusi tersebut masalah dapat selesai dan karyawan yang bersangkutan akan komitmen merubah perilakunya, misal : Kamu telah ambil keputusan diakhir bulan ini akan membeli Sepeda Motor baru, dan sebelum akhir bulan kamu akan diantar jemput oleh saudaramu kekantor agar tidak terlambat, saya harap ini menjadi komitmen kamu agar lebih disiplin.
  1. Beritahu sanksi yang didapat
  • Sampaikan bahwa perbuatannya melanggar hukum perusahaan, perlihatkan aturan ataupun SOP perusahaan yang mengatur hal tersebut beserta sanksi yang harus dia dapatkan, bila yang bersangkutan mendapatkan Surat Peringatan sebagai sanksinya maka pada tahap inilah Surat Peringatan di berikan, diminta untuk dibaca lalu meminta untuk ditanda tangani.

 

  1. Berikan Motivasi
  • Tutuplah proses eksekusi ini dengan memberikan motivasi kepada karyawan tersebut, sampaikan bawah proses ini merupakan proses pembinaan bukan penghakiman, sampaikan pula bahwa anda yakin karyawan tersebut dapat merubah perilakunya, dan lebih berprestasi dikemudian hari, intinya cairkan suasana agar kondisi kembali netral.

 

Dengan menjalankan langkah-langkah diatas yaitu Cara memberikan Surat Peringatan kepada karyawan dengan baik dan benar, saya yakin karyawan akan lebih menerima sanksi yang diberikan, mengakui kesalahan dan yang lebih penting kita tidak “mencederai” perasaan bawahan yang hanya membuat demotivasi kerja, bahkan sering kali saya jumpai dengan Cara memberikan Surat Peringatan kepada karyawan dengan baik dan benar alhasil karyawan lebih termotivasi untuk berubah dan berprestasi pasca pemberian Surat Peringatan, karyawan merasa keluh kesahnya didengarkan dan akhirnya mendapatkan solusi atas kendalanya, namun bayangkan apa yang terjadi bila kita langsung menghakimi, menyalahkan, memaki, dan terkesan memaksa meminta Surat Peringatan untuk segera di tanda tangani, ya pastinya akan membuang energi dan menciptakan masalah baru.

Silahkan bagi artikel ini :
Cara memberikan Surat Peringatan | urip setiawan | 4.5
Leave a Reply