Agar meeting menjadi efektif

By On Monday, January 18th, 2016 Categories : HR Management, Training & Development
Agar meeting menjadi efektif

Agar meeting menjadi efektif (image source)

Agar meeting menjadi efektif

Dunia kerja saat ini penuh dengan persaingan yang ketat dan menuntut setiap organisasi selalu mencari cara-cara yang efektif dan jitu dalam menetapkan strategi agar bisa bersaing dengan kompetitor dan setidaknya dapat bertahan bahkan tumbuh lebih maju.

Dan telah menjadi budaya bahwa meeting sebagai wadah dalam menetapkan strategi perusahaan bahkan meeting telah menjadi kebiasaan yang tak terpisahkan dalam membicarakan hal apapun dalam perusahan seperti menetapkan kebijakan, membahas hal terkait operasional, membahas budget, menetapkan goal sampai membahas visi misi dan strategi perusahaan, namun pertanyaannya bagaimanakah agar meeting menjadi efektif.

Meeting sudah menjadi rutinitas bahkan meeting saat ini telah menjadi alasan kenapa banyak karyawan pulang melebihi jam kerja alias lembur, meeting terkadang dilakukan 1 kali sebulan, 1 kali dalam 2 minggu, 3 kali seminggu bahkan ada yang dilakukan hampir setiap hari, semakin tinggi posisi jabatan maka semakin sering melakukan meeting dan itu faktanya, untuk itu kali ini manajementips memberikan tips atau cara agar meeting menjadi efektif.

Berikut dibawah tips atau cara agar meeting menjadi efektif yang telah dirangkum dibawah ;

1. Jangan banyak topik
Tetapkan topik meeting seperlunya, semakin banyak topik pembahasan maka semakin tidak afektif meeting tersebut, pilihlah topik sesuai prioritas, anda bisa agendakan topik lainnya di lain waktu.

2. Libatkan orang seperlunya
Cara agar meeting menjadi efektif yang kedua yaitu libatkan peserta seperlunya karena semakin banyak peserta meeting maka akan semakin banyak ide, perdebatan dan diskusi akan semakin alot, untuk itu libatkan peserta meeting seperlunya.

3. Tentukan durasi meeting
Yang ketiga dari cara agar meeting menjadi efektif adalah tetapkan durasi meeting atau lamanya meeting agar meeting dapat selesai sesuai dengan waktu yang ditetapkan dan tidak memakan waktu yang sangat lama, tetapkan waktu meeting seperlunya.

4. Kirim agenda ke semua peserta
Sebelum melakukan meeting kirimkan agenda meeting yang berisi topik, waktu pelaksaan meeting, jumlah peserta, lamanya meeting, tempat pelaksanaan meeting, dan hal-hal yang perlu dipersiapkan oleh para pesertanya.

5. Notulen meeting
Cara agar meeting menjadi efektif yang kelima adalah jangan lupa melakukan pencatatan dari setiap poin-poin hasil meeting dalam bentuk notulen dan tunjuk satu orang sebagai PIC untuk merangkum notulen.

6. Format notulen yang jelas
Notulen yang baik adalah notulen yang menjelaskan dari setiap kesepakatan atau langkah aktifitas, tanggal atau waktu kesepakatan tersebut dijalankan, dan siapa PIC nya.

7. Review ulang
Cara agar meeting menjadi efektif yang terakhir adalah tentukan waktu untuk menjalankan atau mengerjakan setiap poin yang menjadi aktifitas dari hasil meeting lalu review ulang hasil meeting tersebut dimasa yang akan datang.

Dengan menjalankan tips diatas semoga meeting anda menjadi efektif dan waktu meeting menjadi lebih efisien, demikian tips atau cara agar meeting menjadi efektif, terima kasih.

Silahkan bagi artikel ini :
Agar meeting menjadi efektif | urip setiawan | 4.5
Leave a Reply